Virtual Classroom: strumento per digitalizzare la formazione presenziale o alternativa all’e-learning?

Tecnicamente valida e dispiegata a partire dalla metà degli anni 2000, la virtual classroom è diventata in pochi anni una modalità pedagogica di punta nel campo della formazione professionale. In questo articolo di Vincent Lévêque facciamo il punto sui benefici (sia per i discenti che per l’organizzazione) di questo approccio e sulle best practice per garantire un servizio pertinente ed efficace dal punto di vista dei risultati.

Definizione

Con virtual classrooom si intende una sessione di formazione eseguita attraverso l’uso di un sistema di videoconferenza che riunisce un gruppo di persone – di solito un formatore e alcuni partecipanti.

Attraverso questo sistema è possibile vedersi, condividere documenti, guardare simultaneamente video e immagini, parlare via audio o chat e intraprendere attività interattive individualmente o a gruppi.

È quindi un’attività remota, sincrona, diversa sia dall’e-learning (che è remota e asincrona) che dalla formazione in aula (che è face-to-face e sincrona).

Aspetti da considerare prima di condurre una virtual classroom

Esaminiamo gli elementi da prendere in considerazione per iniziare ad approcciarsi, come azienda o organizzazione, a questa modalità.

Un flusso di rete ampio e stabile

Innanzitutto, da un punto di vista tecnico, una virtual classroom richiede che sia il formatore che il partecipante abbiano accesso a una rete stabile ad alta velocità.

Affinché l’esperienza sia soddisfacente per l’utente, è richiesto un Wi-Fi ad alte prestazioni, meglio ancora una connessione cablata o una rete 4G. 

Anche se i documenti possono essere scaricati in anticipo all’interno della virtual classroom che ospita la sessione, abbiamo a che fare con volumi di dati piuttosto elevati (trattandosi spesso di file audio o video) che vengono scambiati per lo più in tempo reale tra i partecipanti. Per questo motivo è necessario controllare la qualità della connessione e raccomandare ai discenti, una volta effettuato l’accesso alla stanza virtuale prima dell’inizio della sessione, di collegarsi attraverso una connessione cavo.

La qualità dell’esperienza, così come la qualità dell’evento sincrono, dipendono in primo luogo da questo fattore. 

Raddoppio del collegamento audio su una rete telefonica

Dati questi prerequisiti tecnici, per i nostri corsi consigliamo anche un collegamento audio di backup tramite la rete telefonica, che è più affidabile del VoIP.

In caso di perdita della connettività di rete, di calo delle prestazioni della rete o persino di fluttuazioni di alimentazione il formatore può così rimanere così in contatto con i suoi partecipanti, un requisito essenziale per garantire il successo di una sessione.

Scelta del software più adatto alle proprie esigenze

Il secondo aspetto tecnico da tenere presente è il numero elevato di soluzioni software a disposizione: Adobe Connect, Webex, Skype for Business e GoToTraining sono le opzioni più conosciute, ma a volte può essere difficile scegliere quella più adatta alle esigenze.

Consideriamo due scenari:

1) In un ambiente intra-organizzativo (tutti i partecipanti appartengono quindi alla stessa organizzazione), è fondamentale tenere in considerazione l’infrastruttura aziendale esistente, in particolare le soluzioni di telefonia e di messaggistica istantanea che utilizzano, in modo da non aumentare inutilmente il numero di applicazioni impiegate dall’utente.

2) In un ambiente inter-organizzativo (ovvero quando i partecipanti provengono da diverse organizzazioni), è bene assicurarsi di implementare una soluzione che possa interagire con i diversi software di terze parti in modo da essere impiegabile dal numero maggiore di utenti.

In ogni scenario, è richiesta l’interoperabilità tra il Learning Management System (LMS) utilizzato e la soluzione di virtual classroom adottata, al fine di rendere la virtual classroom un vero ambiente di insegnamento con monitoraggio one-to-one.

Ottimizzazione dei costi: un criterio di scelta

Come abbiamo visto, la creazione di condizioni tecniche ottimali è un prerequisito per qualsiasi implementazione e come tale può richiedere un dispendio in termini di tempo e di denaro.

Tuttavia – e questo è particolarmente vero quando aumenta il volume delle sessioni – la virtual classroom riceve generalmente feedback positivi per i notevoli risparmi che può generare rispetto alla lezione frontale.

Unire persone in luoghi diversi per lavorare insieme senza costi di viaggio e di affitto delle sale può infatti portare vantaggi significativi in ​​situazioni internazionali o nel caso di progetti che coinvolgono personale dislocato su un territorio ampio.

Allo stesso modo, la modalità di classe virtuale può consentire un follow-up puntuale, molto più economico rispetto a quello effettuato in remoto. Forme di tutoraggio, con incontri individuali e collettivi, possono essere impostati consentendo una personalizzazione dell’apprendimento da parte del formatore.

Tuttavia, ci sono due punti da considerare quando si valuta l’inclusione di virtual classroom nella propria strategia formativa:

• Assicurarsi che il programma includa attività sincrona e interazione tra i partecipanti. Se queste caratteristiche non sono applicabili, allora l’e-learning può rivelarsi un’alternativa migliore;
• Avere un back office e un sistema amministrativo efficiente (convocazione, follow-up, reminder, reporting) proprio come la formazione tradizionale.

Se il costo è un importante fattore di scelta, è in questo senso che sarà necessario identificare il punto di equilibrio tra la formazione presenziale, l’e-learning asincrono e le sessioni di lezioni virtuali. 

Gli obiettivi educativi, il numero e la posizione dei partecipanti saranno le variabili chiave.

Bisognerà prestare attenzione a non dimenticare nessuno dei costi associati all’aula virtuale:

• tempo di progettazione del corso
• costo audio
• amministrazione
• licenze
• soluzioni tecniche

Lato utente

Dal punto di vista dell’utente, e per i partecipanti al corso in prima istanza, la virtual classroom è una metodologia unica perché riunisce le persone pur mantenendo un certo grado di distanza. Tutti sono presenti simultaneamente ma da remoto, dietro i propri schermi.

Non è inusuale osservare che alcuni partecipanti sono più loro agio nel fare una domanda tramite chat o attraverso lo schermo, rispetto a quanto potrebbe essere nel caso di una lezione presenziale. Partecipare all’interazione di gruppo, anche se in piccolo, diventa più facile.

Seguendo la stessa logica, alcune attività interattive possono essere più dinamiche rispetto a quelle effettuate faccia a faccia:

• sondaggi in tempo reale e cumulativi di tutte le sessioni
• giochi e quiz a tempo
• lavori di gruppo…

…le possibilità ora sono infinite per i project designer.

Infine, l’analisi di dati consente un monitoraggio preciso delle azioni svolte e di conseguenza forme di tutorato adattate alla realtà dell’utente.

Lato formatore

L’aula virtuale porta con sé nuove sfide, sia in termini di progettazione del corso che di facilitazione. Richiede più meticolosità rispetto alla formazione in aula, in quanto non può durare più di 90 minuti senza interruzione o 3 ore con pause e lavori di gruppo.

Condurre una virtual classroom è spesso paragonato a essere un presentatore radiofonico.

È necessaria infatti una microgestione attenta al tempo, insieme a specifiche abilità tecniche: proiezione vocale, moderazione delle discussioni in modo inclusivo, gestione dell’interazione per mantenere i partecipanti coinvolti, ecc.

Per un facilitatore gli aspetti tecnici non dovrebbero essere fonte di preoccupazione o difficoltà. Questo è anche il motivo per cui è bene includere un responsabile dedicato al supporto tecnico, che risolva eventuali problemi (di connessione dei partecipanti al server audio o problemi di accesso dei partecipanti ecc.) in modo che il docente abbia il tempo e l’opportunità di focalizzare tutte le sue attenzioni sull’attività formativa.

In conclusione, sebbene la virtual classroom sia una proposta allettante in termini di potenziale di riduzione dei costi, di efficacia nel monitoraggio e di flessibilità nell’utilizzo di nuove metodologie di insegnamento, la scelta di questa opzione deve essere supporta da un’analisi basata su un insieme di fattori chiave:

• predisposizione tecnica che garantisca una esperienza soddisfacente;
• analisi accurata dei costi, confrontando soluzioni sincrone, asincrone, face-to-face e remote;
• formazione per i formatori in tecniche di facilitazione specifiche per l’aula virtuale;
• installazione di una struttura di back-office adeguata.