Il termine feedback è sempre più presente nelle nostre aziende.
Il concetto di base è chiaro: il feedback è un'informazione strutturata che una persona offre ad un'altra. È incentrata sull'impatto delle azioni dell’interlocutore ed evidenzia esempi specifici.
Anche la sua utilità è solitamente chiara. I vantaggi principali del dare e ricevere feedback sono:
- Comprendere gli effetti dei propri comportamenti
- Valorizzare competenze ed impegno
- Conoscersi e farsi conoscere
- Favorire la creazione di una relazione solida
- Promuovere un ambiente inclusivo e rispettoso
A livello applicativo, però, iniziano i fraintendimenti. In alcune aziende viene enfatizzato il feedback interpersonale ma non si creano processi chiari per la valorizzazione di quanto emerge nello scambio.
In altre, esistono alcuni processi che nella sostanza sostengono il feedback ma la relazione non viene sottolineata.
Solo poche aziende riesco a dare ai dipendenti e ai manager una visione sistemica e trasparente.
Per puntare a questa ultima condizione, è necessario promuovere una precisa consapevolezza del fatto che esistono molti tipi di feedback nelle organizzazioni di lavoro. Quelli più comuni sono il 360 feedback, il continuos feedback e la performance evaluation.
Tipologie di feedback in azienda
Feedback a 360 gradi
È il processo in cui un dipendente riceve feedback dalle persone intorno a lui (superiori, manager, colleghi e, in alcuni casi, anche clienti e fornitori). Lo scopo è aiutarlo a comprendere quanto ogni comportamento può essere diversamente colto dai vari interlocutori in base a ruolo, seniority e stile. Questo approccio aiuta a scegliere meglio quali sono i punti di forza e di debolezza su cui agire per favorire una maggiore integrazione organizzativa, con particolare attenzione ad eventuali cambi ruolo o percorsi di sviluppo delle competenze.
Tipicamente è uno strumento non routinario, usato in maniera specifica durante il percorso professionale di un dipendente, specialmente nelle fasi di onboarding o di crescita.
Normalmente, in un feedback a 360 gradi è essenziale che la valutazione espressa da ogni singolo valutatore resti anonima. Il motivo di questo anonimato è di evitare distorsioni a livello di espressione o di relazione.
Un buon progetto di 360 feedback deve avere alcune caratteristiche:
- Chiara dichiarazione degli scopi
- Esplicitazione dei tempi di feedback e delle modalità di archiviazione dei dati
- Definizione delle azioni post feedback
Idealmente, dovrebbe essere promosso da una piccola campagna di comunicazione interna, rivolta non solo ai soggetti coinvolti ma a tutta la popolazione aziendale a loro prossima.
Countinuos feedback
Il feedback continuo è un processo in cui un soggetto riceve feedback su base tempestiva. È nato per fornire una soluzione ai ritmi di lavoro sempre più veloci e alla costante sensazione di mancanza di tempo. Quando questa situazione si presenta è necessario agire con pragmatismo.
Immagina un'organizzazione in cui la maggior parte dei lavoratori è interessata a ricevere un feedback ma sia loro, sia i manager, pensano di non aver tempo per confrontarsi con attenzione. Gli esiti sarebbero inevitabili: in primis crollo del livello di motivazione dei dipendenti, in seguito perdita di performance, infine problemi con il business. È una situazione che deve essere evitata.
Creare un sistema di countinuos feedback efficace può produrre numerosi vantaggi:
- Promuove una cultura di rispetto ed ascolto
- Aiuta a fissare obiettivi migliori
- Migliora il clima e conseguentemente l’engagement
Ricordiamoci però che si tratta di un pragmaticità e dovrebbe essere progettato e implementato con attenzione.
Tutto ciò non dovrebbe creare timore nei lavoratori. Il feedback deve essere uno scambio costruttivo, in cui tutti gli attori (capi, collaboratori, colleghi) apprendono. Non deve essere confuso con un modo per dare riscontri sullo stato di avanzamento delle attività, fare richiami, esprimere giudizi globali. Questi fraintendimenti possono rapidamente creare un clima di sfiducia e di tensione. Non si tratta di un processo in cui si chiede ai manager di incolpare i dipendenti che hanno performance critiche. Al contrario, è un modo per ricercare trasparenza organizzativa, creare ascolto reciproco tra capi e collaboratori e aiutarsi a migliorare.
Performance Evaluation
È un metodo formalizzato per fornire feedback ai lavoratori in merito alle prestazioni. L’impostazione di base considera la relazione tra la prestazione attesa e prestazione erogata. La declinazione varia in base alle responsabilità del ruolo e alle diverse composizioni tra compiti ed eventuali obiettivi, alle prestazioni del dipendente in base al loro lavoro e al risultato in base alle loro responsabilità lavorative.
La gestione evoluta delle risorse umane usa il sistema di valutazione delle performance (spesso integrato anche con la valutazione delle competenze) come osservatorio privilegiato sullo stato di adeguatezza organizzativo. Si tratta di un generatore di informazioni utile sia per prendere decisioni di breve periodo (es.: conferme di incarichi, incentivi, cambi prossimali di ruolo), sia di medio (training, percorsi i carriera). Per ottenere questi scopi deve essere un sistematico, in grado di classificare professional e manager e permettere diversi livelli di estrapolazione dei dati.
Queste diverse prassi sono variamente integrabili e richiedono una precisa attenzione alla digitalizzazione dei flussi ed alla archiviazione dei dati. La creazione, l’integrazione e la gestione di questi sistemi non deve però essere mai limitata a un approccio di sola derivazione ingegneristica. Lo scopo è quello di influenzare consapevolezza individuale, relazioni e clima. Ricordati quindi: tutti questi metodi sono l’applicazione dei principi derivati dagli studi psicosociali sulle organizzazioni.
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