La capacità di semplificare significa eliminare il superfluo, in modo che sia la necessità a parlare
Queste sono le parole di Hans Hofmann, l'artista tedesco che divenne una delle figure più importanti dell'Espressionismo astratto. Può forse sembrare una banalità, ma in realtà semplificare non è così "semplice" come sembra. Dopotutto, viviamo in un mondo altamente complesso.
Siamo coinvolti in un incessante ricerca della semplificazione, della razionalizzazione, del rendere tutto più facile, veloce, efficiente, intelligente, automatico. Questo “tutto” (di solito accompagnato da una volontà di ridurre gli investimenti) ha provocato un'esplosione di nuove politiche, modelli e strumenti in moltissimi settori della società, dell'economia e del management. Maria João Ceitil, consulente Cegoc Portogallo, ci illustra come applicare i 12 principi del manifesto Agile alle Risorse Umane.
I 12 principi Agile applicati al People Management
L’aspetto positivo è quello di avere molte possibilità a nostra disposizione.
Al giorno d’oggi, per ogni sfida, problema o idea che ci viene presentata, disponiamo di molte più alternative. Ciò ci permettono di scegliere quello che risponde in modo puntale a quello di cui abbiamo bisogno.
L’aspetto negativo invece è…. che abbiamo troppeopzioni!
Ogni giorno nascono alternative, strumenti e opzioni possibili ... così come ogni giorno sorgono sfide e problemi. Tutto ciò ci mette nella situazione di rincorrere costantemente le nuove tendenze del mercato e sentirci perennemente antiquati: nessun nostro cambiamento è mai sufficientemente al passo con i tempi.
Per i professionisti di People Management, questa realtà ha suscitato riflessioni profonde sui metodi di gestione.
Da un lato, sembra che i processi HR tradizionali stiano gradualmente cessando di rispondere ai cambiamenti e alle esigenze delle organizzazioni. Job descriptions, piani formativi, modelli di valutazione standard delle prestazioni: tutto ciò perde rapidamente efficacia, diventando presto obsoleto. D'altra parte, continuiamo a sentire la necessità di processi che consentano una gestionepianificata, organizzata e strategica del capitale umano delle organizzazioni.
Per superare tutte queste difficoltà, caliamo la metodologia Agile - nata in ambito IT - nel mondo del People Management, per aiutare i professionisti HR a semplificare il proprio intervento, diffondere un modello al passo coi tempi e snellire le procedure.
Più che una metodologia di project management, il modello Agile proposto è un nuovo modo di pensare e agire, basato sul concetto di agilità: non solo velocità ma anche riduzione degli “sprechi”.
Ecco di seguito i 12 principi del Manifesto Agile originale e la loro possibile applicazione ai processi di People Management:
La nostra massima priorità è soddisfare il cliente rilasciando software di valore, fin da subito e in modo continuo.
HR Agile: gli interventi agili si concentrano sull'aggiunta di valore al cliente, in modo rapido e continuo. In questo caso, tuoi clienti interni sono i collaboratori, quindi non perdere tempo inutile e concentrati sul dare risposterapide!
Accogliamo le modifiche ai requisiti, anche a stadi avanzati dello sviluppo. I processi Agile sfruttano i cambiamenti per garantire al cliente un vantaggio competitivo
HR Agile: il cambiamento è inevitabile. Accettalo come tale e resta disponibile e flessibile per adattare i tuoi processi e strumenti ai cambiamenti organizzativi in corso.
I rilasci di software funzionanti avvengono con frequenza, a intervalli variabili - da un paio di settimane a un paio di mesi – con predilezione dei periodi brevi.
HR Agile: adotta sistemi di feedbackcontinui, monitora con frequenza (magari con l’impiego di dashboard) e condividi i risultati. I processi HR dovrebbero stimolare la comunicazione continua.
Committenti e sviluppatori devono lavorare insieme quotidianamente per tutta la durata del progetto.
HR Agile: "Apri" le porte dell’ufficio HR. Integra elementi di altre aree nelle Risorse Umane e promuovi la creazione di teammultidisciplinari per implementare e ottimizzare i progetti.
I progetti sono fondati su individui motivati. Diamo loro l'ambiente e il supporto di cui hanno bisogno e confidiamo nella loro capacità di portare il lavoro a termine.
HR Agile: Promuovi l'autonomia del tuo team: al suo interno ci saranno sicuramente persone competenti che possono aggiungere un valore significativo ai processi di gestione HR. Fidati del potenziale dei tuoi collaboratori e stimolali in modo che possano sviluppare le loro idee.
Una conversazione face-to-face è il modo più efficiente ed efficace per comunicare con il team e all'interno del team.
HR Agile: abbandona gradualmente i processi di feedbackburocratico. Una conversazione di 5 minuti può essere più efficace di una scheda di valutazione annuale. Implementa modelli di valutazione delle prestazioni incentrati sul feedback "in tempo reale".
Il software funzionante è il principale metro di misura di progresso.
HR Agile: Analizza la reale utilità degli strumenti che impieghi. Chiediti "questo processo è al servizio dell'organizzazione?" Abbandona tutti i processi che non portano valore aggiunto per i tuoi clienti (ovvero i dipendenti).
I processi agili promuovono uno sviluppo sostenibile. Gli sponsor, gli sviluppatori e gli utenti dovrebbero essere in grado di mantenere indefinitamente un ritmo costante.
HR Agile: accelerare e impoverire i team non aumenta l'agilità e spesso porta alla demotivazione e al calo della qualità nel lavoro. Nel modello Agile, tutti dovrebbero lavorare focalizzati e veloci, ma a un ritmo sostenibile. Sii consapevole dei livelli di energia dei tuoi collaboratori e non superare i loro limiti.
La continua attenzione all'eccellenza tecnica e alla progettazione attenta aumentano l'agilità.
HR Agile: conta anche l'immagine ed è importante che la documentazione che produci tenga conto dell’attrattiva visiva. I manuali HR possono essere tecnicamente brillanti, ma se sono accompagnati da un'immagine "debole", perderai gran parte dell'impatto che desideri.
La semplicità - l'arte di massimizzare la quantità di lavoro non svolto - è essenziale.
HR Agile: resta concentrato su ciò che aggiunge valore al cliente ed elimina le attività che non lo fanno. Se non è utile, per quanto bello, cancellalo. Analizza attentamente i tuoi processiHR e "butta via" tutto ciò che non apporta valore.
Le architetture, i requisiti e la progettazione migliori emergono da team che si auto-organizzano.
HR Agile: Promuovi teamauto-organizzati. Lascia che i collaboratori decidano come verrà distribuito il lavoro, chi farà cosa e come risolvere sfide e conflitti interni. L'auto-organizzazione darà più autonomia, ma anche maggiori responsabilità, il che promuove la motivazione e quindi migliora i risultati.
A intervalli regolari il team riflette su come diventare più efficace, dopodiché regola e adatta il proprio comportamento di conseguenza.
HR Agile: definisci la frequenza delle riunioni di riesame. In questi incontri, conduci una riflessione su "come possiamo essere più efficaci", piuttosto che su "cosa è successo finora".
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